Handycom CRM – מדריך למשתמש

פותחים בדפדפן את הכתובת https://crm.handycom.net, במחשב או בטלפון. במסך הכניסה מקלידים שם משתמש וסיסמה ולוחצים כניסה.

• מי נותן את המשתמש? המשתמשים נפתחים על ידי Handycom לכל חברה בנפרד, עם תפקיד "מנהל" או "סוכן" (ראו סעיף 9). אין צורך לבחור חברה בכניסה: שם המשתמש והסיסמה קובעים לאיזו חברה נכנסים.
• סיסמה שגויה – אחרי 5 ניסיונות כושלים המשתמש ננעל ל-15 דקות. אם שכחתם את הסיסמה, פנו להנדיקום לאיפוס.
• הישארות מחוברים – הכניסה נשמרת בדפדפן ל-12 שעות. אחרי כן, או אחרי לחיצה על יציאה בראש המסך, צריך להיכנס שוב.
• בטלפון – האתר מותאם למסך צר. כדאי להוסיף אותו למסך הבית של הטלפון כמו אפליקציה.

בראש המסך מופיעים שם החברה ושם המשתמש עם תפקידו, ולידם שלושה מסכים ראשיים וכפתור יציאה:

כרטיס לקוח אינו מסך בתפריט: מגיעים אליו בלחיצה על כל שורה של לקוח בכל אחד מהמסכים. כפתור ‹ חזרה בכרטיס מחזיר למסך הקודם, וגם כפתור "אחורה" של הדפדפן עובד.

מתחת לכל טבלה ארוכה מופיעה שורה אפורה עם סיכום (מספר רשומות, ביקורים וכדומה) ותזכורת שלחיצה על שורה פותחת את כרטיס הלקוח.

בחירת תקופה

בראש הדשבורד בוחרים את התקופה: היום, 7 ימים, החודש (מתחילת החודש הנוכחי) או 3 חודשים. כל המספרים בדשבורד מתייחסים לתקופה שנבחרה, חוץ מגרף הביקורים ביום שתמיד מציג את 14 הימים האחרונים. בצד מופיע "עודכן מהמשרד" – מתי הגיעו הנתונים האחרונים.

התראות

כשיש מה לטפל בו, מופיעה שורה אדומה מעל המספרים:

• משימות באיחור – משימות פתוחות שמועד היעד שלהן עבר.
• לקוחות ללא ביקור מעל 30 יום – מספר הלקוחות שלא נרשם אצלם ביקור בחודש האחרון. הרשימה המלאה במסך "לא בוקרו".

שורה צהובה "עדיין לא התקבלו נתונים מהמשרד" פירושה שסוכן הסנכרון במשרד עדיין לא שלח נתונים (ראו סעיף 8).

ארבעת המספרים הגדולים

פעילות לפי סוכן

טבלה עם שורה לכל סוכן: ביקורים, שיחות, הערות, "ללא הזמנה", הזמנות, ועמודת ביקור ← הזמנה – אחוז הביקורים שבאותו יום נרשמה בעקבותיהם הזמנה לאותו לקוח. זה המדד המהיר ביותר להשוואת יעילות בין סוכנים. הסוכנים ממוינים לפי מספר הביקורים.

סיבות אי-הזמנה

פסים אופקיים לפי סיבה: כמה פעמים נבחרה כל סיבה ואיזה אחוז היא מכלל "ללא הזמנה". רשימת הסיבות מוגדרת במשרד ומגיעה לאפליקציה ולאתר. מעבר עם העכבר מעל פס מציג את המספרים המדויקים.

ביקורים ביום – 14 הימים האחרונים

גרף עמודות: ביקורים בכל יום, והזמנות באותו יום בתיאור שמופיע במעבר העכבר. כפתור טבלה מציג את אותם נתונים כטבלה, נוח להעתקה.

מסלול היום לפי סוכן

מה תוכנן להיום ומה קרה בפועל, לכל סוכן: מתוכננים (התחנות מהמסלול שהמשרד תכנן, פלוס תחנות שהסוכן הוסיף), בוקרו, הזמינו, דולגו (הסוכן סימן דילוג עם סיבה) וממתינים. במהלך היום הטבלה מתעדכנת ככל שהסוכנים רושמים ביקורים.

פעילות אחרונה

15 הרשומות האחרונות מכל הסוכנים, לפי שעה. הקישור "ליומן המלא ›" פותח את יומן הפעילות.

כל מה שהסוכנים רשמו באפליקציה, מהחדש לישן. כל שורה: תאריך, שעה, סוכן, לקוח, סוג, סיבה (ל"ללא הזמנה" ולדילוג) והערה.

סוגי רשומות

סינון

• סוכן וסוג – רשימות בחירה. ברירת המחדל: כל הסוכנים, כל הסוגים.
• מתאריך / עד – טווח תאריכים. אפשר למלא רק צד אחד.
• חיפוש – טקסט חופשי במספר הלקוח, בשם הלקוח או בהערה. התוצאות מתעדכנות תוך כדי הקלדה.
• נקה מאפס את כל הסינונים.

השורה שמתחת לטבלה מסכמת: כמה רשומות, כמה ביקורים וכמה "ללא הזמנה" ברשימה המסוננת. הרשימה מוגבלת ל-500 הרשומות האחרונות; אם מוצגת ההודעה "(מוצגות 500 הראשונות)", כדאי לצמצם את טווח התאריכים.

רשימת הלקוחות שלא נרשם אצלם ביקור בתקופה שבוחרים – הכלי לאיתור לקוחות שנשכחו.

• ללא ביקור ב-N הימים האחרונים – מקלידים את מספר הימים (ברירת מחדל 30, עד 365).
• סוכן – מצמצם ללקוחות של סוכן אחד (לפי הסוכן המשויך ללקוח במשרד).
• חיפוש – לפי מספר לקוח, שם או עיר.

לכל לקוח: מספר, שם, עיר, סוכן, ביקור אחרון (או הסימון לא בוקר כשלא נרשם ביקור מעולם), ימים מאז הביקור האחרון, ומכירות 3 חודשים. הרשימה ממוינת לפי המכירות מהגבוה לנמוך, כך שהלקוחות החשובים שהוזנחו נמצאים למעלה.

השורה שמתחת לטבלה מציינת כמה לקוחות ברשימה, ומתוכם כמה ללא ביקור כלל. "ביקור" לצורך המסך הזה הוא רשומת ביקור ביומן הפעילות; שיחות והערות אינן נחשבות ביקור.

נפתח בלחיצה על שורת לקוח בדשבורד, ביומן הפעילות או ברשימת "לא בוקרו". בכותרת: שם הלקוח ומספרו.

• פרטי לקוח – הסוכן המשויך, עיר, כתובת וטלפון, כפי שהם במשרד.
• אנשי קשר – שם, תפקיד, טלפון ומייל. בעמודה "מקור" רואים אם איש הקשר הוגדר במשרד או נרשם על ידי הסוכן באפליקציה. איש קשר שמופיע בשני המקומות מוצג פעם אחת.
• משימות – המשימות של הלקוח הזה: תאריך יעד, הסוכן, התוכן, המצב (פתוח / להיום / באיחור / בוצע) והמקור (אתר, משרד או סוכן). הקישור "משימה חדשה ללקוח" פותח את מסך המשימות עם הלקוח הזה כבר מסומן.
• יומן פעילות – כל הרשומות של הלקוח הזה, מהחדשה לישנה, באותו מבנה כמו ביומן הכללי, כולל 📍 למיקום הביקור.

‹ חזרה מחזיר למסך שממנו הגעתם, עם הסינון שהיה בו.

מסך משימות מרכז את כל המשימות של הסוכנים במקום אחד: משימות שהמנהל פותח כאן באתר, משימות שהמשרד פתח, ומשימות שהסוכן רשם לעצמו באפליקציה (מסך "משימות ותזכורות"). משימה שנפתחת באתר מגיעה לטלפון של הסוכן ומופיעה שם באותו מסך.

פתיחת משימה

1. לוחצים + משימה חדשה.
2. בוחרים את הסוכן. לקוח אפשר לבחור בהקלדת מספר, שם או עיר ובחירה מהרשימה; משימה בלי לקוח היא משימה כללית.
3. תאריך יעד (לא חובה) ותוכן המשימה.
4. שמור ושלח למשרד. המשימה נרשמת מיד באתר ומסומנת "ממתין לסנכרון המשרד"; כשסוכן הסנכרון במשרד מקבל אותה היא מסומנת "הגיע למשרד", ומשם היא נכנסת לטלפון של הסוכן ביבוא הנתונים הבא שלו.

הרשימה

בסינון בוחרים סוכן, מצב (פתוחות / בוצעו / הכל), טווח תאריכי יעד וחיפוש חופשי בתוכן או בשם הלקוח. בכל שורה:

כל פעולה כאן, גם על משימה שהסוכן רשם בעצמו, עוברת למשרד ומשם לטלפון של הסוכן. בטלפון השינוי נקלט רק אם הסוכן לא שינה בינתיים את אותה משימה ועדיין לא שידר את השינוי שלו.

הסוכנים רושמים ביקורים, שיחות, הערות, סיבות אי-הזמנה ודילוגים באפליקציית Handysel. האפליקציה שולחת את הרישומים למשרד, ותוכנת "סוכן הסנכרון" שמותקנת בשרת המשרד מעבירה אותם לאתר:

"עודכן מהמשרד" בדשבורד מציג את השעה שבה התקבלו נתונים בפעם האחרונה. אם השעה ישנה מכמה שעות בשעות העבודה, כנראה שרת המשרד כבוי או שסוכן הסנכרון עצר – פנו למי שאחראי על השרת במשרד או להנדיקום.

התפקיד נקבע בפתיחת המשתמש. לסוכן נדרש גם מספר הסוכן שלו במערכת המשרד, כדי שהאתר ידע אילו רשומות שייכות לו. שינוי תפקיד או השבתה נעשים על ידי Handycom, ומנתקים את המשתמש כדי שההרשאות החדשות ייכנסו לתוקף מיד.