Handysel CRM – מדריך לסוכן

מכרטיס הלקוח: יומן פעילות. המסך מציג את כל מה שנרשם ללקוח הזה, מהחדש לישן: הערה, סוג, שעה ותאריך.

רישום פעילות חדשה

ארבעה כפתורים בראש המסך. לחיצה על אחד מהם פותחת שדה הערה; מקלידים (או משאירים ריק) ומאשרים, והרשומה נשמרת עם התאריך, השעה, שם הסוכן והמיקום:

• הערה ריקה נשמרת – הביקור עצמו הוא המידע. אין חובה לכתוב משהו.
• תיקון הערה – לחיצה על שורה קיימת פותחת את ההערה לעריכה. השורה המתוקנת תישלח שוב למשרד.
• מיקום – בפתיחה הראשונה של היומן האפליקציה מבקשת הרשאת מיקום. עם ההרשאה, כל רשומה נשמרת עם נקודת ה-GPS שבה נרשמה, והמשרד רואה אותה על המפה. בלי ההרשאה הרשומות נשמרות בלי מיקום.
• צבע כחול – רשומה שעדיין לא שודרה למשרד (סעיף 9).

המסך "מדוע לא הייתה הזמנה?" מציג את רשימת הסיבות שהמשרד הגדיר (אם המשרד לא הגדיר, הרשימה הקבועה: סגור, יש מלאי, מתחרה, מחיר, אחר), שדה הערה וכפתור חזרה.

• מקלידים הערה אם יש, ואז לוחצים על הסיבה. הלחיצה עצמה שומרת רשומת "ללא הזמנה" ביומן הפעילות עם הסיבה וההערה, וסוגרת את המסך. אין כפתור "שמור" נפרד.
• חזרה (וגם "בית" ומקש החזרה) יוצא בלי לשמור.

מתי המסך נפתח לבד

כשהמשרד הגדיר שהסיבה חובה, האפליקציה פותחת את המסך ביציאה מכרטיס לקוח (חזרה, בית, או מעבר ללקוח אחר) אם מתקיימים שלושת התנאים: ה-CRM מופעל, לא נרשמה היום הזמנה ללקוח, ולא נרשם היום ביקור או "ללא הזמנה" ביומן שלו. אם הסיבה לא נבחרה, היציאה מהכרטיס נדחית עד שתיבחר.

• חיוג – לחיצה על מספר הטלפון בכרטיס הלקוח פותחת את החייגן עם המספר.
• WhatsApp – כפתור WhatsApp בכרטיס הלקוח פותח שיחה עם מספר הלקוח (המספר מומר אוטומטית לפורמט בינלאומי). אם WhatsApp לא מותקן במכשיר מופיעה הודעה.
• אותן שתי פעולות זמינות לכל איש קשר במסך אנשי הקשר (סעיף 5).

שיחה שביצעתם לא נרשמת לבד ביומן. כדי שהמשרד יראה אותה, רושמים שיחה ביומן הפעילות.

מכרטיס הלקוח: אנשי קשר. הרשימה מאחדת את אנשי הקשר שהמשרד הגדיר ואת אלה שנוספו במכשיר. לכל איש קשר: שם, תפקיד, טלפון, ועמודת W.

• לחיצה על הטלפון מחייגת. לחיצה על W פותחת WhatsApp.
• איש קשר חדש פותח טופס: שם (חובה), תפקיד, טלפון ומייל. שמור מוסיף אותו לרשימה והוא יישלח למשרד.
• עריכה – לחיצה על השם או התפקיד של איש קשר שנוסף במכשיר פותחת אותו לעריכה, עם אפשרות מחק. אנשי קשר שהגיעו מהמשרד אינם ניתנים לעריכה מהמכשיר; פונים למשרד.

מרשימת הלקוחות: הכפתור מסלול יומי עם תאריך היום, מתחת לכפתורי הסינון (בטלפון מגרסה 1.7.67). המסך מציג את תחנות היום לפי סדר, עם מצב לכל תחנה.

ימים אחרים 1.7.74 – שורת התאריך בראש המסך: ▶ קודם ו-הבא ◀ עוברים יום אחורה או קדימה, לחיצה על התאריך פותחת לוח שנה, ו-היום חוזר להיום. כך רואים מראש את הביקורים שהמשרד קבע לימים הבאים (המצב שלהם "מתוכנן") ואת מה שהיה בימים שעברו. כשמוצג יום אחר התאריך צבוע. "סמן ביקור" ו"דלג" פועלים רק ביום של היום, ובימים שעברו אי אפשר לשנות סדר או להסיר.

מי מתכנן את המסלול

המשרד קובע לכל חברה אחד משלושה מצבים:

מצב התחנה

המצב מתעדכן לבד לפי יומן הפעילות וההזמנות של היום:

פעולות

לוחצים על תחנה כדי לבחור אותה, ואז:

• כרטיס – פותח את כרטיס הלקוח. משם ממשיכים להזמנה, ליומן או לאנשי הקשר כרגיל.
• סמן ביקור – רושם ביקור ביומן הפעילות (בלי הערה, עם מיקום) ומסמן את התחנה "בוקר". מתאים כשלא צריך להיכנס לכרטיס.
• דלג – פותח "מדוע מדלגים על הלקוח?" עם רשימת סיבות הדילוג שהמשרד הגדיר (או רשימת אי-ההזמנה אם אין). בחירת סיבה מסמנת "דולג" ורושמת דילוג ביומן.
• שדר – שולח למשרד את כל רשומות ה-CRM שטרם שודרו, מכל המסכים.

כותרת המסך מציגה את התאריך; המסך מציג תמיד את היום הנוכחי בלבד.

שתי כניסות: מהמסך הראשי (שורת "משימות להיום") – כל המשימות של כל הלקוחות, עם עמודת לקוח; ומכרטיס הלקוח (משימות) – המשימות של הלקוח הזה בלבד.

לכל משימה: הטקסט, הלקוח, תאריך היעד ומצב: היום, באיחור (באדום), ריק כשהיעד בעתיד, או בוצע. המשימות ממוינות לפי תאריך היעד, הפתוחות קודם.

• משימה חדשה – מקלידים את הטקסט ומאשרים, ואז בוחרים תאריך יעד בלוח השנה. מכרטיס הלקוח המשימה משויכת ללקוח; מהמסך הראשי היא משימה כללית.
• סימון בוצע – לוחצים על המשימה כדי לבחור אותה ואז בוצע. אותה לחיצה על משימה שבוצעה פותחת אותה מחדש.
• עריכה – לחיצה ארוכה על משימה פותחת את הטקסט ואז את התאריך לעריכה.
• הצג שבוצעו – מציג גם את המשימות שהסתיימו (באפור). לחיצה נוספת מסתירה אותן.
• משימות מהמשרד – המשרד יכול לשלוח לסוכן משימות; הן מופיעות ברשימה עם יבוא הנתונים. כשמסמנים אותן "בוצע" ומשדרים, הן נסגרות גם במשרד. משימה שהמשרד שינה או סגר מתעדכנת במכשיר ביבוא הבא, אלא אם יש לכם בה שינוי שעדיין לא שודר.
• שדר – כמו במסלול, שולח את כל רשומות ה-CRM שטרם שודרו.

במסך הראשי מוצג תמיד כמה משימות פתוחות יש להיום וכמה באיחור, גם בלי לפתוח את הרשימה.

מהמסך הראשי: לחיצה על השורה "לקוחות ללא ביקור מעל X יום". הרשימה מציגה את כל הלקוחות שלכם שלא נרשם אצלם ביקור ביומן הפעילות ב-X הימים האחרונים: שם, עיר, ותאריך הביקור האחרון. לקוח שמעולם לא נרשם אצלו ביקור מסומן לא בוקר באדום.

• + / - משנים את מספר הימים בקפיצות של 5 (מינימום 5). המספר נשמר ומשמש גם למונה במסך הראשי.
• לחיצה על לקוח פותחת את כרטיס הלקוח. בחזרה הרשימה מתעדכנת, כך שלקוח שזה עתה רשמתם לו ביקור יורד ממנה.

"ביקור" לצורך הרשימה הוא רק רשומת ביקור (או "סמן ביקור" במסלול). שיחות, הערות והזמנות לא נחשבות ביקור.

כל מה שנרשם ב-CRM נשמר קודם במכשיר ונשלח למשרד בקובץ קטן, בשתי דרכים:

• אוטומטית – אחרי כל שידור הזמנות מוצלח, האפליקציה שולחת ברקע גם את רשומות ה-CRM שטרם שודרו, בלי הודעות. אם השליחה נכשלת, הרשומות יישלחו בפעם הבאה.
• ידנית – כפתור שדר ביומן הפעילות, במסלול היומי ובמשימות. הכפתור שולח את כל סוגי הרשומות, לא רק את המסך שבו לחצתם. אם אין מה לשלוח מופיעה ההודעה "אין רשומות לשידור".

במסכי ה-CRM צבע הטקסט אומר מה מצב הרשומה:

העוזר (AI) בכרטיס הלקוח רואה גם את רשומות ה-CRM של הלקוח: משימות פתוחות, ביקורים ו"ללא הזמנה" שנרשמו. אפשר לשאול "מה סוכם בביקור האחרון?", "יש לי משימות פתוחות אצלו?" או לבקש "תקציר לפני ביקור" שמשלב קניות, חוב, משימות וביקורים. העוזר רק עונה; הוא לא רושם פעילות ולא סוגר משימות. פרטים במדריך הכללי, סעיף העוזר.