Handysel – מדריך למשתמש

מסך בחירת חברה

בפתיחת האפליקציה מוצגת רשימת החברות הרשומות במכשיר. אם רשומה חברה אחת בלבד, האפליקציה נכנסת אליה אוטומטית.

רישום חברה חדשה

לוחצים הוסף ומזינים את הפרטים שהתקבלו מהמשרד: שם החברה, שם המשתמש, כתובת השרת ופרטי ההתחברות. האפליקציה מורידה קובץ רישום מהשרת ומשלימה את ההגדרות לבד.

אחרי בחירת חברה (ויבוא נתונים ראשון) נפתח המסך הראשי. סידור הכפתורים משתנה מעט בין טלפון לטאבלט, אבל הפעולות זהות.

בטאבלט לרוחב הכפתורים מסודרים ב-4 שורות של עד 5 כפתורים, מימין לשמאל: שורה 1 – כניסה, פריטים, דפדוף בהזמנות, הזמנות שהתקבלו, דפדוף במסמכים. שורה 2 – מכירות חודשיות, חובות לקוחות, תקבולים, יבוא נתונים, יבוא תמונות. שורה 3 – הגדרות, ביצועים, קבצים, בחירת חברה, עדכון גירסה. שורה 4 – מדריך למשתמש, מה חדש.

מידע נוסף במסך הראשי

• "הנתונים מעודכנים ל-..." – תאריך ושעת היבוא האחרון. אם עברו יותר מ-24 שעות (או כפי שהמשרד הגדיר), יבוא הנתונים נפתח אוטומטית.
• מונים של CRM 1.7.58 – בחברות עם מודול CRM: כמה משימות יש להיום, כמה בפיגור, וכמה לקוחות לא בוקרו. לחיצה על המונה פותחת את הרשימה.
• גרף מכירות חודשיות – ארבעת החודשים האחרונים, אם יש נתונים.

לוחצים כניסה במסך הראשי. הרשימה מסתננת תוך כדי הקלדה.

• לפי שם – מקלידים חלק מהשם.
• לפי מספר לקוח – מקלידים את המפתח.
• לפי עיר או קבוצה – בוחרים מהרשימה.

צבעי לקוחות: לקוח שקנה בתקופה האחרונה (לפי ההגדרה "צביעת לקוחות") מסומן בצבע בהיר. לחיצה על שם הלקוח פותחת את כרטיס הלקוח.

כרטיס הלקוח הוא המסך המרכזי בעבודה מול הלקוח. בחלקו העליון מוצגים הפרטים, ומתחתם הפעולות.

פרטים

מספר לקוח, שם, כתובת, טלפון, יתרת חוב, אובליגו, תנאי אשראי, ח.פ / ע.מ, מסגרת אשראי והערות. לחיצה על הכתובת פותחת ניווט ב-Waze. לחיצה על הטלפון מחייגת.

פעולות

העוזר (AI) 1.7.65 שירות נוסף

לחיצה על העוזר (AI) פותחת מסך שיחה. כותבים שאלה בעברית חופשית (או לוחצים על אחת השאלות המוכנות) ולוחצים שלח. העוזר קורא את הנתונים הדרושים מהמכשיר – כרטיס הלקוח, היסטוריית הקניות לפי פריט, מכירות לפי חודש, חוב פתוח ושיקים דחויים, הזמנות שנרשמו במכשיר, משימות וביקורים, וקטלוג הפריטים – ועונה. בזמן העבודה מוצגת שורת מצב ("בודק היסטוריית קניות..."); תשובה אורכת בדרך כלל כמה שניות.

שאלות לדוגמה: "מה הלקוח קנה בחודש האחרון?", "מה הוא לא הזמין כבר 3 חודשים?", "מה היתרה והחוב הפתוח?", "באיזה מחיר הוא קנה את X בפעם האחרונה?", "תקציר לפני ביקור", "יש בקטלוג שמן זית?". אפשר להמשיך את השיחה בשאלות המשך; חדש מתחיל שיחה נקייה.

שאלה בקול 1.7.66: לחיצה על 🎤 ליד שורת ההקלדה ודיבור בעברית – הטקסט שזוהה נכנס לשורה, ואפשר לתקן אותו לפני שלח. נדרש שירות זיהוי הדיבור של המכשיר (Google).

מהמסך הראשי – על כל הלקוחות. כפתור העוזר (AI) במסך הראשי פותח את העוזר בלי לקוח נוכחי. כאן שואלים על כלל הלקוחות: "אילו לקוחות יש לי ברחוב ז'בוטינסקי בראשון לציון?", "למי יש חוב מעל 5,000 ₪?", "אילו לקוחות לא קנו כבר 3 חודשים?", "מה הטלפון של פטקר?". העוזר מחפש ברשימת הלקוחות (שם, קוד, טלפון, רחוב, עיר, חוב, קנייה אחרונה) ומציג את התוצאות עם קוד הלקוח. משם אפשר להמשיך: "ומה הוא קנה לאחרונה?" – העוזר יודע על איזה לקוח מדובר. קיצורים וכתיב חופשי ("ראשלץ", "ת"א", "זבוטינסקי") מובנים. מתחת לתשובה שמונה לקוחות מופיע כפתור לכל לקוח 1.7.66 – לחיצה עליו פותחת את כרטיס הלקוח.

הצעה להזמנה 1.7.66: כשמבקשים מהעוזר להכין או להשלים הזמנה ("הכן לי הזמנה לפי מה שהוא קונה בדרך כלל", "מה הוא לא הזמין כבר 3 חודשים?"), מתחת לתשובה מופיעה הצעה: שורה לכל פריט עם תיבת סימון, כמות מוצעת והסבר קצר (למשל "לא הוזמן 4 חודשים"). מסירים סימון מפריטים לא רצויים, מתקנים כמויות ולוחצים הוסף להזמנה. השורות נכנסות להזמנה הפתוחה של הלקוח (אם אין – נפתחת הזמנה חדשה) במחיר שהאפליקציה מחשבת לפי המחירון וההנחות של הלקוח – לא במחיר שהעוזר ציין. פריט שכבר נמצא בהזמנה – הכמות שלו גדלה. אחרי ההוספה הכפתור הופך ל-פתח את ההזמנה וממשיך למסך ההזמנה הרגיל, שם אפשר לערוך כל שורה כרגיל. ללקוח חסום להזמנות ההוספה נחסמת.

השיחה נשמרת 1.7.67: יציאה מהעוזר (לכרטיס הלקוח, להזמנה, או חזרה למסך הראשי) לא מוחקת את השיחה. בפתיחה הבאה של העוזר לאותו לקוח השיחה האחרונה מוצגת שוב, עם התשובות, כפתורי הלקוחות וההצעות להזמנה שעדיין לא אושרו, ואפשר להמשיך ממנה – בלי לשאול שוב ובלי לבזבז שאלה מהמכסה. לכל לקוח שיחה משלו, ולעוזר מהמסך הראשי שיחה נפרדת. חדש מתחיל שיחה חדשה ומוחק את הקודמת; שיחה שלא נגעו בה שבוע נמחקת לבד.

מכרטיס הלקוח לוחצים הזמנה. אם קיימת הזמנה פתוחה שטרם נשלחה, היא נפתחת להמשך עריכה.

מסך ההזמנה מציג את שורות ההזמנה הנוכחית: שם פריט, מק"ט, כמות, מחיר וסכום. מכאן:

• הוספת פריט – מעבר לחיפוש פריט או לקטלוג.
• עריכת שורה – לחיצה על שורה פותחת אותה לשינוי כמות, מחיר או הנחה.
• מחיקת שורה – הסרת פריט מההזמנה.
• סיום הזמנה – מעבר למסך הסיכום והשליחה.

פתיחת הזמנה מחדש 1.7.58 – מתצוגה של הזמנה קיימת (למשל מ"דפדוף בהזמנות") אפשר ללחוץ "פתח הזמנה" ולהמשיך לערוך אותה.

חיפוש פריט

• לפי שם – מקלידים חלק משם הפריט.
• לפי מק"ט – מקלידים את מספר הפריט.
• סריקת ברקוד – בסורק מחובר או במצלמה.
• סינונים – לפי קבוצת פריטים, "הוזמנו בעבר" (רק פריטים שהלקוח קנה), או מגוון הלקוח אם הוגדר.

צבעים ברשימת הפריטים: פריטים שהלקוח קנה בעבר מסומנים בצבע. פריטים שכבר נקלטו בהזמנה הנוכחית צבועים בצהבהב 1.7.61 – כך רואים מיד מה כבר הוזמן.

"פריטים שנקנו" 1.7.57 – רשימת הפריטים שהלקוח קנה עם כמות, מחיר ומלאי, זמינה ישירות מחיפוש הפריט.

שורת הזמנה

בחירת פריט פותחת את מסך שורת ההזמנה:

במסך מוצגות גם הקניות הקודמות של הלקוח לפריט זה: תאריכים, כמויות ומחירים. לוחצים שמור לאישור השורה.

מכרטיס הלקוח לוחצים קטלוג. התמונות מאורגנות בקטגוריות ותת-קטגוריות; גוללים ברשימה או מדפדפים בין הדפים.

1. לוחצים על תמונת המוצר.
2. מזינים כמות (ושאר פרטי השורה) במסך שנפתח.
3. לוחצים שמור. הכמות מוצגת ליד התמונה.

לחיצה ארוכה על תמונה מבצעת את הפעולה שנבחרה בהגדרות: הצגה בגלריה, שליחה בוואטסאפ ללקוח, או שיתוף.

מסך סיכום ההזמנה

סה"כ הזמנה, מספר שורות, הנחת מסמך, הערות, כתובת לאספקה, מוביל, תאריך אספקה ומספר הזמנת לקוח. בודקים את הפרטים ולוחצים שלח.

שליחת הזמנות

במסך השליחה מוצגות ההזמנות הממתינות, כולן מסומנות כברירת מחדל. אפשר לבטל סימון של הזמנה שלא רוצים לשלוח עכשיו, ואז לוחצים "שלח הזמנות מסומנות".

מעקב אחרי הקליטה במשרד – בוטל 1.7.74

הבדיקה האוטומטית שכל הזמנה ששודרה נקלטה במשרד, וההתראה והמסך "הזמנות שנשלחו ולא נקלטו במשרד", בוטלו. האפליקציה לא בודקת יותר את הקליטה במשרד ולא מציגה את המסך הזה. הזמנה שהשידור שלה הצליח מסומנת "נשלחה" כרגיל.

הזמנות ממתינות מהאתר – לחברות שמקבלות הזמנות דרך אתר או מערכת חיצונית: מסך שמושך את ההזמנות הממתינות ומייבא אותן למכשיר כהזמנה רגילה.

קליטת קבלה

נכנסים מכרטיס הלקוח ← תנועות פתוחות ← קבלה. בכל שורת תשלום מזינים סכום, תאריך ערך, ולשיק גם מספר שיק, בנק, סניף וחשבון. שיק פותח שורת שיק חדשה עם הפוקוס בקוד הבנק (מגרסה 1.7.70; עד אז כפתור "הוסף"), מזומן פותח שורת מזומן עם הפוקוס בסכום, מחק מסיר שורה, ו-שדר שולח את הקבלה למשרד.

1.7.70 שורת שיק חדשה מתמלאת בבנק, בסניף ובחשבון של הלקוח, וגם נגיעה במילה "מזומן" בשורה קיימת ממלאת אותם. הפרטים נלקחים מכרטיס הלקוח כשהמשרד מייצא אותם (BankCode, BranchCode, BankAccount), ואחרת מהשיק האחרון שנקלט ללקוח באותו מכשיר. האפליקציה זוכרת את פרטי הבנק מכל שורת שיק שנשמרת. כשבכרטיס הלקוח יש בנק אבל רוצים דווקא את החשבון השמור במכשיר (למשל חשבון אחר שממנו הלקוח משלם בדרך כלל), לוחצים לחיצה ארוכה על שורת השיק והפרטים מוחלפים. אם אין ללקוח פרטי בנק, הנגיעה פותחת כרגיל את תא קוד הבנק להקלדה. שורת שיק נוספת מעתיקה את פרטי השיק הקודם עם מספר שיק וחודש עוקבים, כמו קודם.

חיוב כרטיס אשראי 1.7.59 שירות נוסף

1. במסך הקבלה לוחצים אשראי. נפתח דף תשלום מאובטח של חברת הסליקה בדפדפן המכשיר (תומך גם ב-Google Pay).
2. הלקוח מזין את פרטי הכרטיס בדף המאובטח בלבד. הפרטים אינם נשמרים במכשיר.
3. חוזרים לאפליקציה. שורת התשלום מסומנת "ממתין" עד שחברת הסליקה מאשרת, ואז מתעדכנת אוטומטית עם ארבע הספרות האחרונות של הכרטיס.

שליחת קישור לתשלום ללקוח 1.7.70

כשהלקוח לא נמצא ליד הסוכן, או מעדיף לשלם מאוחר יותר, במסך חיוב האשראי לוחצים שלח קישור במקום לתשלום. נפתח חלון השיתוף של המכשיר ובו הודעה מוכנה עם הסכום והקישור. בוחרים וואטסאפ, SMS או כל אפליקציה אחרת ושולחים ללקוח.

• הקישור בתוקף 48 שעות. הלקוח פותח אותו בטלפון שלו ומשלם בדף המאובטח של חברת הסליקה.
• בקבלה השורה מסומנת "קישור". בכל פתיחה של מסך הקבלה האפליקציה בודקת מול השרת, וכשהלקוח שילם השורה הופכת לחיוב מאושר עם ארבע הספרות האחרונות של הכרטיס. אז אפשר לשדר את הקבלה.
• אם הקישור פג בלי תשלום, השורה נמחקת מהקבלה ואפשר לשלוח קישור חדש.

מודול ה-CRM מופעל לכל חברה בנפרד. כל מה שנרשם בו מגיע למשרד אוטומטית יחד עם שידור ההזמנות (או בכפתור שדר במסך עצמו). מדריך מפורט למודול, עם כל המסכים והמצבים: Handysel CRM – מדריך לסוכן.

יומן פעילות (מכרטיס הלקוח)

רישום של ביקור, שיחה, הערה או "ללא הזמנה" עם תאריך ושעה. כל רשומה מסונכרנת למשרד.

אנשי קשר (מכרטיס הלקוח)

רשימת אנשי הקשר של הלקוח: שם, תפקיד וטלפון. לחיצה על מספר הטלפון מחייגת, ולחיצה על סמל WhatsApp פותחת שיחה. איש קשר חדש מוסיף איש קשר, והעדכון מגיע למשרד.

סיבת "ללא הזמנה"

כשיוצאים מכרטיס לקוח בלי הזמנה, האפליקציה שואלת "מדוע לא הייתה הזמנה?" ומציעה סיבות שהמשרד הגדיר (למשל: יש מלאי, מחיר, מתחרה, סגור, אחר) ושדה הערה. המשרד יכול להגדיר שהסיבה חובה.

מסלול יומי

נפתח מכפתור מסלול יומי ברשימת הלקוחות (בטלפון מגרסה 1.7.67, מתחת לכפתורי הסינון). רשימת הביקורים של היום. תחנות יכולות להגיע מהמשרד או להתווסף במכשיר (הוסף למסלול היום מכרטיס הלקוח, כפתור "למסלול"). לכל תחנה:

• כרטיס – פתיחת כרטיס הלקוח. הזמנה – ישר להזמנה.
• תחנה מסומנת אוטומטית כ"בוקר" או "בוקר + הזמנה" אחרי הפעילות.
• דלג – דילוג עם סיבה ("מדוע מדלגים על הלקוח?"). תחנה שתוכננה במשרד אי אפשר להסיר, רק לדלג עליה.
• ימים אחרים 1.7.74 – בשורת התאריך: ▶ קודם / הבא ◀ עוברים יום, לחיצה על התאריך פותחת לוח שנה, ו-היום חוזר להיום. כך רואים מראש את הביקורים שנקבעו לימים הבאים (במצב "מתוכנן"). "סמן ביקור" ו"דלג" – רק ביום של היום.

משימות ותזכורות

משימות עם תאריך יעד, מהמשרד או מהסוכן. ברשימה רואים משימה, לקוח, תאריך ומצב (לביצוע / היום / באיחור / בוצע). משימה חדשה יוצר משימה, ולחיצה על משימה מסמנת "בוצע". הצג שבוצעו מציג גם את מה שהסתיים. המסך הראשי מציג כמה משימות יש להיום וכמה בפיגור.

לקוחות שלא ביקרתי

רשימת הלקוחות שלא בוקרו מספר ימים שהסוכן קובע, עם תאריך הביקור האחרון והעיר. לחיצה על לקוח פותחת את הכרטיס שלו.

בדוחות עם טווח תאריכים לוחצים על שדה "מתאריך" או "עד תאריך" ובוחרים תאריך בחלון שנפתח.

יבוא נתונים

יבוא נתונים במסך הראשי מוריד מהמשרד את הלקוחות, הפריטים, המחירים, היתרות, האובליגו והיסטוריית המכירות. בסיום מתעדכן התאריך "הנתונים מעודכנים ל-...".

• אם עברו יותר מ-24 שעות מהיבוא האחרון (או כפי שהמשרד הגדיר), היבוא נפתח אוטומטית בכניסה.
• קובץ שירד פגום (למשל בגלל ניתוק באמצע) מזוהה, והאפליקציה מבקשת לייבא שוב במקום לעבוד עם נתונים חלקיים.

יבוא תמונות

יבוא תמונות מוריד ברקע רק תמונות חדשות או שהשתנו. אפשר להמשיך לעבוד בזמן ההורדה.

עדכון גרסה ו"מה חדש"

עדכון גירסה בודק אם יש גרסה חדשה ומתקין אותה. אחרי עדכון, דף "מה חדש" נפתח אוטומטית בכניסה הראשונה ומסביר מה השתנה. אפשר לפתוח אותו בכל עת מכפתור מה חדש.

מהמסך הראשי לוחצים הגדרות. ההגדרות העיקריות: